仕組み化について学ぼう！

仕組み化について学ぼう！

 

疑問

自分で何かチャレンジしようとしても途中で挫折しちゃったり、なんとなくやらなくなっちゃたりするんだよな…。自分ってだめな人間なのかな？なんか解決するいい方法ってないのかな？

この記事では、このような疑問に答えるために「仕組み化」という考え方を紹介していきます。

 

解答

この記事の文字数は5636文字。この記事の読書の想定は15分です。

 

仕組み化とは

仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。日常生活に置き換えてみると「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法を構築する」という考え方になります。

 

仕組み化を自分自身に当てはめた場合には、やるべきことを明確にして、ひとつひとつの作業のパフォーマンスを上げるために行なうものです。また、家族など誰かと一緒に住んでいる場合には、誰がやるかわからない作業を極力排除し、喧嘩や言い争いなどのトラブルを減らすことができます。

 

仕組み化を進めることによって、自分の時間を本当に大切なことに使えるようになるので、QOLを向上させていくために非常に大切な考え方となります。

 

仕組み化のメリットとは

日常生活で仕組み化を行うとどのようなメリットがあるのでしょうか。仕組み化のメリットを一言で言うと下の3つの力に頼らなくてもスムーズに物事を進められ、安定した成果をだすことができるようなります。

 

• 能力に頼らない
• 意思力に頼らない
• 記憶力に頼らない

 

また、定期的にメンテナンスをする必要はあるものの一度構築した仕組みはなくなることがなく、継続して恩恵を受け続けることができます。上記の3つにプラスしてこれもまた大きなメリットと言えるでしょう。

 

では、それぞれの項目について細かく見ていきます。

能力に頼らない

仕組み化のメリットの1つ目は能力に頼らなくてもよくなるということです。

 

仕組み化をすることによって、何回かしかやったことない人がいつもその作業をやっている人と同じくらいの成果をだすことができるようになります。

 

その理由は、どのようにやるかを明確にすることによって、それぞれの経験や考え方に左右される部分を減らすことができるからです。

 

具体的には、次のようなものがあります。

 

• 誰がやっても同じような料理が作れる。
• 誰が買い物に行っても不足している物が間違いなく買える
• 誰が部屋の掃除をしても同じようにきれいになる。

みんな同じようにできるようにする必要あるのかという意見もあると思います。しかし、家庭でも誰か一人しかできなかったりすると、もしその人が病気などでいなくなったときに困ってしまいます。

 

人はそれぞれ持っている能力が違います。一部のできる人だけができるというのではなく、誰がやっても同じような成果が出せる仕組みを作ることがとても大切です。

 

意思力に頼らない

仕組み化のメリットの2つ目は意思力に頼らなくてもよくなるということです。

 

頑張って明日から毎日続けようと思ったけど、長続きしなかったというようなことは誰でも一度は経験があるのではないでしょうか。このように頑張ろうという意思だけで物事を継続することは非常に困難です。

 

仕組み化をすることによって、少し調子が上がらない日や気分がのらない日でもいつもと同じくらいの成果をだすことができるようになります。

 

具体的には、次のようなものがあります。

 

気分に左右されないように友達と一緒にやる

気分に左右されないように知り合いに宣言する。

気分に左右されないように強制的にやらなければいけないようにしておく。

人なら誰もが調子の良い日もあれば調子の悪い日もあります。どんな時でもそのときのモチベーションに左右されず、決められた通りにこなしていけば、安定した成果を出せるような仕組みを作ることがとても大切です。

 

記憶力に頼らない

仕組み化のメリットの3つ目は記憶力に頼らなくてもよくなるということです。

 

メモを取っていなくて一回覚えた作業のやり方を忘れてしまったというような経験は誰でも一度は経験があるのではないでしょうか。このように言われたことや理解したことを頭の中だけで覚えておいて安定した成果を出し続けることは非常に困難です。

 

仕組み化をすることによって、約束を忘れてしまったり、作業する手順を忘れてしまったりすることなく、安定した成果をだすことができるようなります。

 

具体的には、次のようなものがあります。

 

忘れないようにアラーム、リマインダーを登録する。

忘れないように事前連絡をもらえるよう依頼しておく。

忘れないように作業のやり方をメモしておく。

人は1度覚えてもしばらくすると忘れてしまう生き物です。記憶力に頼らなくてもいつでも同じような成果が出せる仕組みを作ることがとても大切です。

 

このように「能力・意志力・記憶力」の3つの力に頼らなくても常に安定した成果を出せるようになります。その結果として、日常生活の中で繰り返し実施する作業は最短の時間で安定してできるようになり、自分が本当にやりたいことにたくさんの時間を使うことができるようになるはずです。

 

このようなたくさんのメリットを享受できるようにするためにも日常生活における仕組み化を進めていきましょう。

 

 

 

仕組み化の方法

実際に日常生活での仕組み化はどのように進めていけばいいのでしょうか。仕組み化を進めるにあたっては決められた手順があり、これを守って行う必要があります。

 

具体的には、次のような順番で進め行きます。

 

仕分け：日々の作業を分類する

仕組み化：実際に仕組み化を行う

メンテナンス：定期的に見直しをする

では、それぞれの項目について細かく見ていきます。

 

仕分け：日々の作業を分類する

1つ目のステップでは、日々の作業を分類します。

 

日々の生活で実施している作業が、どのようなタイプの作業なのかをチェックして仕分けていきます。それぞれのタイプによって、仕組み化の仕方や効果が変わってきますので注意が必要です。1日単位、1週間単位、1ヶ月単位など各期間で振り返ってみて、分類していきましょう。

 

作業タイプの分類は、次のようになります。

 

ルーティン作業・・・決められた間隔で同じようにやる作業。

ルーティン以外の作業 ・・・頭を使う作業。相手がいて自分の都合だけでは決められない作業。

このうち仕組み化の効果をより実感できるのはルーティン作業です。特に、定期的にやらなければいけないがやる内容は決まっている作業には大きな効果を発揮します。

 

このようにして、日々の生活の中での一つ一つの作業を確認して、どのタイプの作業なのかを仕分けしてみましょう。どの作業がどのタイプに属しているのかを確実に認識することが、仕組み化を進めるための最初の一歩です。

 

仕組み化：実際に仕組み化を行う

2つ目のステップでは、実際に仕組み化を行います。

 

1詰めのす日常生活で行う作業の仕分けが終わったら、実際に仕組みを構築していく作業に入っていきます。

 

実際の仕組み化は、次の順番で行います。

 

標準化

マニュアル化

ツール化

それでは一つずつ細かく見て行きましょう。

 

標準化

仕組み化を行うために最初に実施することは、標準化です。

 

標準化というと難しそうな気がしますが、最初は各作業に対して5W1Hを当てはめていくだけで大丈夫です。まずは、これを決めることによって作業の成果を飛躍的に安定させることができます。

 

【5W1Hとは】

 

When　＝　「いつやるのか」

Where　＝　「どこでやるのか」

Who　＝　「だれがやるのか」

What　＝　「なにをやるのか」

Why　＝　「なぜやるのか」

How　＝　「どのようにやるのか」

＋「どのように確認するのか」

ここでのポイントは、作業が始まるタイミングと終わるタイミングを明確にすることです。実際にその作業がどのような時に始まり、どのようになったら終わりなのかが明確に決まっていないと、仕組みは作ったけど実行されていないという状態になってしまうので気をつけて下さい。

 

また、自分でやる場合には問題ないのですが、他の人に依頼する場合には「なぜ」の部分も重要になってきます。この部分がきちんと伝わっていないと、やる内容ややり方はわかったけど、その作業自体が必要あるのかというような自体になりかねませんので注意する必要があります。

 

標準化を進めることによって、作業毎の5W1Hが明確になり、安定した成果を出すことができるようになります。

 

マニュアル化

仕組み化を行うために次に実施することは、マニュアル化です。

 

標準化で作業の5W1Hが決まったら、次はマニュアル化に着手していきます。せっかく作業のやり方が決まっても、その方法を継続して行うことができなければ何の意味をありません。

 

マニュアル化で明確にしたいことには、、次のようなものがあります。

 

作業の手順：作業を行う手順を明確にする

作業のポイント：作業を行う際のポイントを明確にする

作業の関係性：作業の流れを明確にする

日常生活の作業にここまでできないよという意見もあると思います。もちろんその通りですし、必ず文書化しなければならないというものではありません。ここで言いたいことは、標準化した内容を継続して実施したり、誰かに伝えるたりするには上のような内容を明確にしておく必要があるということです。それにこの料理はこのサイトのページを見てつくるというようなものでも十分マニュアル化になりますので取り入れてみて下さい。

 

マニュアル化を進めることによって、標準化した内容を誰でも確実に行えるようになります。

 

ツール化

仕組み化を行うために最後に実施することは、ツール化です。

 

標準化、マニュアル化した内容をもとにして、さらにパフォーマンスをあげることのできるツール（道具やソフト）がないか検討していきます。

 

具体的には、次のようものがあります。

 

スマホアプリを使用して作業改善

便利家電を使用して作業改善

ここで一つ大切なポイントは、やるべき作業があってそのパフォーマンスを高めるためにツールを検討するという順番です。この順番を間違えてまずツールありきになると、不必要なものを準備することになりかねませんので注意する必要があります。

 

ツール化を進めることによって、作業時間を大幅に短縮し、より安定した成果を出すことができるようになります。

 

メンテナンス：定期的に見直しをする

3つ目のステップでは、定期的に見直しをします。

 

本当に使える仕組みを構築するためには、仕組みを一度つくって終わりではなく継続的に見直していく必要があります。とりあえず構築してみて、運用しながら、問題点が出てきたら改善を行い、仕組みをレベルアップしていきましょう。

 

具体的には、次のような点を見直していきます。

 

もっと効率的な手順はないか

誰でも同じようにできるやり方になっているか

仕組みを維持するために必要な道具は揃っているか

継続的にやるなんてめんどくさいという意見もあると思います。しかし、仕組みが最初からうまく構築できるということはほとんどありません。出てきた問題点を2回、3回と改善していくうちにどんどん楽になり効果を実感できるはずです。

 

仕組みを機能させるには、一度作った仕組みに固執することなく、改善し続けることがとても大切です。

 

仕組み化のコツ

突発的な用事に対応する時間を確保しておく

計画的に予定を組んでいたとしても、日常生活ではよく突発的な用事が発生することがあります。そのような突発的な用事に対応するための時間をあらかじめ作っておきましょう。

 

計画通りの予定をこなしている際に別の予定が急に入り、すぐにそちらにも対応してしまうと集中できずにどちらの作業を中途半端になってしまう可能性があります。そこで、緊急性が高く絶対にその場で対応しなければいけない用事を除いては、あらかじめ作っておいた突発的な用事に対応するための時間を使うようにします。

 

まとめると次のようになります。

 

日程に多少の猶予がある用事　→　突発的な用事に対応する時間を使う

どうしても緊急で対応する必要がある用事　→　その場で対応する　

突発的な用事に対応する時間を確保することによって、現在やっている作業に集中することができるようになり、仕組み化の効果を高め、より安定したパフォーマンスを発揮することができるようになります。

 

ルーティン作業は決まった時間で行う

ルーティーン作業は、やるべき内容がほとんど決まっているので、やる時間や日にちをなるべく固定して同じように行うようにします。

 

やるタイミングを固定することによって、作業時間の短縮、作業スピードの向上、やり忘れの防止など多くのメリットがあります。また、同じタイミングで必ずその作業をやるように生活の一部として組み込んでしまうのもおすすめです。

 

具体的に固定しやすい作業には、つぎのようなものがあります。

 

部屋の掃除、片付け

食材の買出し、調理

服の洗濯、収納

やるタイミングが決まったらパソコンやスマートフォンのカレンダーアプリに入力して、「繰り返し」機能で決まった時間に自動通知がくるように設定するのもいいかもしれません。

 

ルーティン作業を決まった時間で行うことによって、安定した成果を出しつつ作業時間を削減し、より大切なことに時間を使えるようになります。

 

仕組み化についてのまとめ

仕組み化について、その具体的な内容を説明した後、日常生活での活用方法をご紹介しました。

 

日常生活を仕組み化することにより、安定した成果を継続して出しながら、効率的に時間も使えるようになり、結果として生活の質を 飛躍的に改善することが期待できます。

 

仕組み化をうまく取り入れて、生活をそして人生をさらに豊かにしていきましょう。